Мемлекеттік құрылымдардағы қоғаммен байланыс маманының атқаратын қызметтері

Мемлекеттік құрылымдардағы қоғаммен байланыс маманының атқаратын қызметтері

Қазір заман талабына сай баспасөз хатшысы – жақсы маман ретінде стратегиялық жағынан мықты саясаткер бола білуі қажет. Ол – ресми, бейресми құжаттарды рәсімдеуді, келіссөздер жүргізуді, БАҚ-ты ақпараттандыруды, лауазымды тұлғалармен әңгімелесуді басты назарға алып, өз жұмысын тиянақты, аса жауапкершілікпен атқарғанымен ерекшеленетін тұлға.

Осы тұрғыдан алғанда, баспасөз хатшының атқаратын қызметін 3 негізгі бөлімге бөлуге болады:

• Ақпараттық
• Қоғамдық-саяси
• Басқарушылық

- Ақпараттық қызметке баспасөз хатшының өз мекемесіне байланысты барлық ақпараттарды иелену үрдісі мен қажет болған мәліметтерді БАҚ өкілдеріне тарату ісі жатады.

Ақпарат жинап, оны БАҚ-қа жеткізу  үшін баспасөз хатшыға толып жатқан органдардың, ұйымдардың, компаниялардың, лауазымды қызметкерлердің, танымал адамдардың т.б. телефон нөмірлерінің тізімі қажет. Маңызды мәлімет беретін адамдармен, сонымен қатар ақпаратпен айналысатын тілшілермен үнемі қарым-қатынаста болған жақсы. Олармен ақпарат алмасып отырған  баспасөз хатшының жұмысы жемісті болары анық.

Тағы бір ескеретін жайт – ол түрлі құжаттармен, материалдармен жұмыс істеу мәселесі.  Яғни заңдар, жарлықтар, қаулылар, шешімдер, куәліктер, зерттеу нәтижелері, баяндамалар ғана емес, баспасөз мәлімдемелері мен БАҚ материалдары әрдайым баспасөз хатшысының көмекші құралдары болмақ. Сондықтан да осының барлығын баспасөз хатшысы жіті қадағалап отырған жөн.

- Қоғамдық-саяси қызметі – қоғамның назарынан тыс қалмау, яғни әлеуметтік топтардың мүдделерін қалыптастыру мақсатында мекеменің саяси функцияларын айқындау және оның ішкі/сыртқы жүйесін анықтау сияқты жұмыстар қарастырылады.

- Басқарушылық қызметі – мекеменің жұмысын үнемі нысаналы түрде үйлестіріп отыруды талап ететін құбылыс ретінде қабылданады.

Аталмыш қызметтер тізбегін баспасөз орталығы арнайы маркетингтік жоспар арқылы жүзеге асырса, сол мекеменің беделі жоғарылайтыны сөзсіз. Бұл орайда маркетингтік жоспар – негізгі қалаушы құжат ретінде тіркеледі. Онда кім, не, қашан, қайда және қалай істеуі керектігі анықталады. Ірі компанияларда бұл маркетингтің процесс баспасөз орталық бөлімшелермен бірлесе қимыл жасауды талап етеді. Содан болар, шетел ғалымдардың көбісі баспасөз хатшысын пиар-менеджерге балайтыны бекер емес.

Әрбір пиар-менеджерге немесе баспасөз хатшысыға өзінің басқару міндетіне жатпайтын көптеген істерді атқаруына тура келеді. Алайда, барлық баспасөз хатшылар үшін, олардың қызмет орнына қарамастан, ортақ қызмет міндеттері болады.

Біріншіден, баспасөз хатшы мекеменің мақсатын орындайды, сол мақсатын орындау үшін не істеу керектігін ойластырады, нақты міндеттерді айқындап, оны жүзеге асыруды қамтамасыз етеді.

Екіншіден, баспасөз хатшы – ұйымдастырушы. Ол жұмыстарды жүйлеп, бөледі, қажетті ұйымдық құрылымды құрады, басшысының жүгін жеңілдетеді.

Үшіншіден, баспасөз хатшы тиісті адамдармен тығыз байланыс орнатады. Ол мекеме ұжымындағы барлық адамдармен тіл табысып, тұрақты байланыс орнатып, жұмысты жүйелеуге тырысады.

Төртіншіден, баспасөз хатшы ұйымның іс-әрекетін талдайды, нормаларды белгілейді.

Ірі компаниялардың баспасөз хатшысылары жоғарыда аталған қызметтерді міндетті түрде атқаруы тиіс.

Баспасөз хатшысының маңызды жақтарының бірі – келіссөз жүргізе білу шеберлігі. Әріптесінің мүддесін өз мүддесіне сәйкестендіре білетін өнері болуы тиіс.

Шетел ғалымдардың пайымдаулары бойынша, келіссөзді ойдағыдай жүргізе білу шеберлігі төрт кезеңнен тұрады:

1. Өз ұйымыңның мұқтаждығы мен мекеме қызметкерлердің мүддесі үшін келісім жасайтын адамдар арасында тепе-теңдік қарым-қатынас орнату.
2.  Өзің келісім жүргізетін жақты ұнататындығыңды, оның пікірлерін ескеретіндігіңді білдіру.
3. Келісім кезінде қайшылық туа қалған жағдайда айқын позиция ұстану. Мұндайда «Мен бұған келісе алмаймын», - деп айтуды үйрену және де не себепті келісе алмайтындығынды айқын түсіндіруге дағдылану.
4. Өзіңізбен әңгімелесіп отырған адамның басқа мәдени дәстүрде тәрбиеленуі мүмкін екендігін ұмытуға болмайтындығын әрдайым ескеру. Проблеманы шешудің американдық жолы – бірден-бір дұрыс жол деп ойлауға болмайды. Әңгімелесушіге өктемдік ету – келісім жүргізудің тұрпайы әдісі болып табылатындығын ұмытпау.

Ал енді күнделікті тұрмыста баспасөз хатшысы не істейді?

• Лауазымды тұлғаның ресми өкілі ретінде үнемі немесе арнайы ұйымдастырылған брифингтер өткізу.
• Баспасөз қызметінің күнделікті жұмыстары.
• Материалдарды тарату жөнінде БАҚ-пен келісілген ұзақ мерзімді арнайы кампаниялар жоспарлау және оларды өткізу.
• БАҚ-тың сұраныстарын қанағаттандыру.
•  Баспасөз үшін мемлекеттік шенеуніктермен сұхбат және брифинг өткізуге дайындық жұмыстарын жүргізу.
• Баспасөзбен қарым-қатынас және БАҚ-тың үкімет ұсынған саяси шешеміге қатысты көзқарасы жөнініде мемлекеттік шенеуніктер мен және олардың аппараттармен кеңес өткізу.
• Айтылатын сөздің дайындығын бақылау, тым болмағанда дайын сөз бен хабарламаларды қарап шығу.
•  Баспасөз конференциясы сияқты басқа да шараларды ұйымдастыру.
• Пресс-релиз, анықтама және сол сияқы материалдарды дайындау.
• Өзге мемлекетердің баспасөз қызметтермен байланыс орнату немесе оларды бақылау.
• Кез келген журналистерді қонақ үйлерге орналыстырып олардың жүріп-тұруын ұйымдастыру журналистерді аккредитациялау.  
• Баспасөз қызметінің материалдарына іштей және сырттай бақылау жүргізу.
• Өткізілген шараның ұтымды жақтарына талдау жасаап, алдағы уақытта жоспарланған осындай шараларға ұсыныстар әзірлеу. 

Стивен Хесс «Связь между правительством и прессой» атты кітабында білікті баспасөз хатшысы қандай қасиеттерге ие болу керек екенін атап көрсеткен еді. Оларға шыдамдылық, төзімділік, ізеттілік, табандылық,  есте сақтау қабілетінің жақсы жетілуі, әр нәрсеге қызығушылық танытуы, адамның психологиясын түсінуі, алдағы болатын құбылыстар мен келіссіз жағдайларды болжай алу және оларды алдын-алу шараларын қарастыру жатады.

Баспасөз хатшының тағы бір түрі десек те болады. Ол пресс-атташе. Біз білетіндей, шетел баспасөзбен тығыз байланыста болатын маман. Атқаратын қызметі:

 1.  Дипломатиялық тәртіпке сай жұмыс істей отырып халықаралық қатынас орнату;

2. Елдің салт-дәстүрімен таныстырып шетел журналистерге сол жайында дұрыс сілтеме беріп ақпараттандыру;

3.  Басқа елдің баспасөзін саралап, оны үнемі бақылап отыру; 

4.  Шетел саясатына қадағалау жасау, белгілі бір қорытындыға келу;

5. Жасаған жұмысына міндетті түрде сараптама жасап өз алдына және өз еліне есеп беру.

Көбіне ірі шараларда пресс-атташенің қызметі зор. Шетел мемлекеттермен байланыс жасайтын көпір іспеттес. Аймақтық шиеленістерде де пресс-атташенің атқарар жұмысының жүгі ауыр болып келеді.

Баспасөз хатшысы қызметінің функциялық мазмұны

Көбіне баспасөз қызметінде ақпаратты бірінші ретті және екінші ретті деп бөлетінін білеміз.

Бірінші ретті ақпарат бұл нақты мәселені шешу үшін арнайы сырттай зерттеу жүргізу нәтижесінде жиналған мәліметтер дейміз.

Екінші ретті ақпарат бұл басқа бір мақсаттар үшін алдын-ала жиналған мәліметтер болады. Екінші ретті ақпараттың шығу көздері екіге бөлінеді: ішкі, яғни мекеме құжаттары және сыртқы.

Екінші ретті ақпараттың негізгі сыртқы дереккөздері:

• ұлттық және халықаралық ұйымдардың жарияланымдары;

• мемлекеттік органдардың, министрліктердің жарияланымдары;

• кәсіптік мекемелер және түрлі бірлестіктер туралы ақпараттар тізбегі; 

• статистикалық ақпарат жиыны;

• салалық фирмалардың және бірлескен кәсіпорындардың есеп берулері мен баспа материалдары;
• кітап,журнал, газет тігінділері;

• ғылыми зерттеу, жоба институттардың жарияланымдары, қоғамдық ұйымдардың,симпозиумдардың, конгресс және конференциялардың жарияланған материалдары;

• прайс-парақтар, каталогтар;

• консалтинг ұйымдардың материалдары. 

Бүгінде баспасөз қызметі – бірлескен ақпараттық-аналитикалық  топтан тұратын PR қызметі және келесідей негізгі қызметтерді атқарады:

1) ақпараттық ағындарды барынша қадағалау, әрдайым ақпараттық кеңістікке мониторинг жасау;

2) негізгі бұқаралық ақпарат құралдары, танымал журналистер мен саясаткерлер бойынша құжаттама жүргізу;

3) жетекші бұқаралық ақпарат құралдарының редакциялық саясатына болжам жасау;

4) нақты бұқаралық ақпарат құралдары өкілдерімен әрдайым жақсы қарым-қатынаста болу;

5) PR- жобалар мен PR-бағдарламаларды дайындау;

6) саяси құрылымдармен имиджмейкерлік жұмыс жасау;

7) «негізгі, өзекті хабарламаларды» әзірлеу;

8) нақтылы ақпараттық материалдарды дайындау;

9) бұқаралық ақпарат құралдарына арналып дайындалған материалдарды тарату;

10) дайындалған материалдарды жариялауға бақылау жасау, жаңа міндеттерді жоспарлау және оларды бағалау.

---

Қаракөзайым КЕНЖИНА